Internkontroll er kvalitetssikring. Hensikten med internkontroll er å sikre og dokumentere virksomhetens aktiviteter og etterlevelse av regelverk, samt at problemer, feil og mangler oppdages og unngå gjentakelse.
 
Virksomhetens eier har ansvar for at et internkontrollsystem etableres. Virksomhetens leder har ansvar for å drive internkontroll, det vil si å påse at regelverket etterleves.
Innføring og utøvelse av internkontroll bør skje i samarbeid med arbeidstakerne.

Kravet om internkontroll fremkommer av flere forskrifter, eksempelvis forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften) som setter krav om internkontroll i forhold til arbeidsmiljø, brannvern m.v. Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v. stiller krav til miljøfaktorer som kan ha innvirkning på barnas helse, og har egne bestemmelser om internkontroll i paragraf 4.
 
Definisjoner
Internkontroll: Å påse at krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift overholdes.

Internkontrollsystem
Systematiske tiltak som skal sikre og dokumentere at aktivitetene utøves i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. De systematiske tiltakene skal være beskrevet i administrative prosedyrer.
 
Prosedyrer
Utarbeidelse av rutiner eller prosedyrer er spesielt viktig på områder der svikt i rutinene vil kunne ha negativ innvirkning på helse, trivsel eller sikkerhet, eller der det på annen måte kan medføre brudd på forskriftens bestemmelser. Det er i tillegg viktig å kunne dokumentere hva og når forskjellige tiltak eller prosedyrer er gjennomført.
 
Prosedyrer skal beskrive hvilke oppgaver eller aktiviteter som skal utføres, hvordan og når, samt hvem som er ansvarlig for utførelsen. Prosedyren kan også inneholde beskrivelse av hensikten med aktiviteten, og eventuelt henvise til andre dokumenter, sjekklister og lignende. Innen noen bransjer brukes betegnelsen ”kritiske kontrollpunkter”. Prosedyrer skal dateres.
 
Avvikshåndtering
Dersom det oppstår et brudd på de rutiner som er definert som kritisk, vil dette ofte være et avvik. Avvik er eksempelvis svikt i rutiner, spesielle hendelser, utstyr eller innretninger som svikter, dårlige måle- eller analyseresultater eller ved brudd på forskriftsbestemmelser. Ved avvik skal dette håndteres etter egen utarbeidet avviksprosedyre. Hensikten med avviksprosedyren er å sikre at feil eller mangler rettes, at problemer løses, samt å hindre gjentagelse. Avviksprosedyren skal beskrive hva som er avvik og hva som skal avviksbehandles.
 
I forbindelse med avviksbehandling er det hensiktsmessig å benytte et avviksskjema som hjelpemiddel og som dokumentasjon på håndtering av avviket. Skjemaet bør beskrive:

  • Når avviket ble oppdaget og av hvem
  • Strakstiltak som er blitt iverksatt
  • Hvem som er ansvarlig
  • Beskrivelse av tiltak som kan hindre at avviket oppstår igjen
  • Signert bekreftelse på at avviket er lukket

Internrevisjon
Internkontrolldokumentene skal til enhver tid beskrive virksomhetens faktiske rutiner. Det skal med andre ord være samsvar mellom det en sier at en gjør, og det som faktisk blir gjort.
For at dokumentene skal være oppdaterte, er det nødvendig å ha rutiner for gjennomgang av dokumentene, for eksempel én gang per år. Med internrevisjon menes en systematisk gjennomgang av alle dokumentene i internkontrollsystemet.

Les mer om hva et internkontrollsystem bør inneholde her.

Regelverk
Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
Forskrift om miljørettet helsevern
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (Internkontrollforskriften)