Lage privat reguleringsplan

1. Bestille oppstartsmøte og sende inn planinitiativ
En fagkyndig plankonsulent sender på vegne av forslagstiller (privat grunneier eller tiltakshaver/utbygger) inn et planinitiativ, og bestiller oppstartsmøte. Du kan eventuelt bestille et veiledningsmøte for å avklare forutsetningene for planarbeidet før oppstartsmøtet.

2. Vurdere planinitiativet
Vi på Arealplanavdelingen vurderer om vi skal anbefale planinitiativet eller stoppe det. Det kan også være at vi heller anbefaler deg å ha et veiledningsmøte før oppstartsmøtet. Dersom planinitiativet blir stoppet, kan du som er forslagsstiller kreve at dette blir lagt fram til politisk behandling.

3. Gjennomføre oppstartsmøtet
I oppstartsmøtet går vi gjennom alle temaene som er nødvendige for å klargjøre forutsetningene for planarbeidet og utformingen av det endelige planforslaget. Vi tar stilling til om du kan starte opp planarbeidet eller ikke, og om det er krav til konsekvensutredning.

4. Kunngjøre og varsle planoppstarten
Du som er forslagsstiller/plankonsulent varsler planoppstart i en avis som blir lest her i Hamar, og sender brev til grunneiere, naboer og berørte offentlige og private instanser. Vi i kommunen kunngjør planoppstarten på høringssiden vår. Alle kan så komme med innspill til planarbeidet, som du som er privat forslagsstiller må vurdere hvordan du skal ta hensyn til i planforslaget.

5. Lage planforslaget og ha arbeidsmøter
Fagkyndig plankonsulent lager på vegne av forslagsstilleren et planforslag. Vi anbefaler at konsulenten har god dialog med oss i kommunen, gjerne i form av arbeidsmøte(r).

6. Levere planforslaget første gang
Når forslaget til reguleringsplan er laget ferdig, sender fagkyndig plankonsulent det til oss. Dette skal bestå av oversendelsesbrev, plankart, planbestemmelser, planbeskrivelse, risiko- og sårbarhetsanalyse, aktuelle fagrapporter, llustrasjonsmateriale med mer. De innspillene som kom inn ved planoppstart, skal også følge planforslaget. Planbeskrivelsen skal gjøre rede for hvordan disse innspillene er vurdert og fulgt opp i forslaget.

7. Betale plangebyret
Før vi behandler planforslaget, sender vi faktura til forslagsstilleren. Plangebyret beregner vi ut i fra de betalingssatsene som gjelder på det tidspunktet vi får et komplett planforslag.

8. Behandle planforslaget - tolv uker (førstegangsbehandling)
Vi vurderer innholdet i planforslaget og om det kan bli lagt ut til offentlig ettersyn eller ikke. Dersom det er mangler, sender vi det tilbake til fagkyndig plankonsulent slik at han kan rette det. Hvis planforslaget er komplett, lager vi saksframlegg til Utvalg for samfunnsutvikling (politisk utvalg). Utvalget behandler saken, og vedtar om planforslaget skal bli lagt ut til offentlig ettersyn eller ikke. Vedtaket kan inneholde krav om å rette planmaterialet før det blir lagt ut til ettersyn. 

9. Høring og offentlig ettersyn - minimum seks uker
Vi sender planforslaget på høring og legger det ut til offentlig ettersyn i minimum seks uker. Det blir satt lenger frist hvis høringen er i høytider eller i sommerferien. Planforslaget blir nå tilgjengelig på høringssiden vår. Vi varsler om offentlig ettersyn i lokalavisen. Berørte naboer, grunneiere og offentlige og private instanser varsler vi med brev. Alle kan komme med uttalelser til reguleringsplanforslaget.

10. Bearbeide planforslaget
Når høringsfristen er ute, må fagkyndig plankonsulent gjøre rede for hvordan de mottatte uttalelsene er vurdert og hvordan de er fulgt opp i forslaget, og sende dette til oss. Vi kan gjerne ha et merknadsmøte der kommunen og plankonsulenten ser på uttalelsene sammen. 

Dersom det er såkalte innsigelser fra regionale og statlige myndigheter, vil vi også måtte avklare hvordan vi skal håndtere disse. Dette kan bety at vi involverer både den politiske ledelsen i kommunen og den myndigheten som har fremmet innsigelsen.

11. Behandle saken administrativt - tolv uker (andregangsbehandling)
Fagkyndig plankonsulent sender over endret planforslag til kommunen slik at vi kan behandle det. Arealplanavdelingen vurderer og tar endelig stilling til det reviderte planforslaget. Saksbehandler lager saksframlegg der kommunedirektørens vurderinger og konklusjoner framgår. Saken gjør vi tilgjengelig via den politiske møteplanen på hjemmesidene våre senest en uke før møtet. 

12. Behandle saken politisk og gjøre vedtak – tolv uker
Plansaken blir behandlet i formannskapet som innstiller til kommunestyret. Kommunestyret vedtar forslaget til reguleringsplan, eller de kan eventuelt bestemme seg for å ikke å vedta planforslaget. Reguleringsplanen kan også bli vedtatt med endringer i plankartet og bestemmelsene.

13. Kunngjøre vedtaket
Vi kunngjør vedtaket på hjemmesidene våre og i lokalavisa, og sender brev til de berørte partene. Dersom politikerne har vedtatt planen med endringer, må plankonsulenten revidere planmaterialet, før vi annonserer vedtaket. Du finner kunngjorte vedtak på høringssiden vår.

14. Behandle eventuell klage
Berørte parter kan klage på reguleringsplanvedtaket. Klagen må man sende til kommunen, som vurderer om den inneholder momenter som har betydd noe for vedtaket. Klagesaken legger vi fram for behandling i formannskapet. De beslutter om de vil ta klagen helt eller delvis til følge, eller om den ikke blir tatt til følge. De kan også velge å avvise klagen. Dersom den ikke blir tatt til følge, og oversender vi klagen til Statsforvalteren for endelig behandling. 

Det er kun fagkyndige som kan utarbeide reguleringsplaner, jfr. Plan- og bygningsloven § 12-3, fjerde ledd. Når vi i kommunen vurderer fagkyndighet, vil vi legge Stortingsproposisjon 149 L (2015-2016) kapittel 7 til grunn: 

• God samfunnsforståelse hos alle involverte.
• Forståelse for innhold og utforming av plandokumenter, slik som planbeskrivelse, planprogram, konsekvensutredning, krav til planers innhold med mer, bruk av planteknisk verktøy (IKT)/standardisert teknisk framstilling av arealrettede planer og anvendelse av digitale verktøy herunder geografiske informasjonssystemer (GIS).
• Kunnskap om hvordan planer blir utarbeidet.
• Kunnskap om hvordan planprosesser blir gjennomført.

Mer konkret innebærer dette kunnskap om:

• Plansystemet
• Planprosessene 
• Prosessledelse
• Medvirkning
• Plankart  med kravspesifikasjon for utveksling av digitale plandata
• Utarbeide planbestemmelser
• Utarbeide planbeskrivelse og konsekvensutredninger
• Metodeanvendelse
• Kommunale bestemmelser og retningslinjer
• Nasjonale og regionale retningslinjer
• Planutforming

Dersom vi som planmyndighet vurderer at ovennevnte ikke blir oppfylt, vil vi beslutte at kravet til fagkyndighet ikke er oppfylt.

Det er også krav til fagkyndighet ved utarbeidelse av vann-/avløps-/overvannsplan, geologiske undersøkelser, støyutredninger, naturmangfoldvurderinger, landskapsanalyser med mer.

Plan- og bygningsloven stiller krav om at planlegging og vedtak skal sikre åpenhet, forutsigbarhet og medvirkning for alle berørte interesser og myndigheter.

Den som fremmer et planforslag, har ansvaret for å legge til rette for og gjennomføre medvirkning. Kommunen skal påse at dette er oppfylt.

Kommunen har et særlig ansvar for å sikre aktiv medvirkning fra grupper som krever spesiell tilrettelegging, herunder barn og unge. Grupper som ikke er i stand til å delta direkte, skal sikres gode muligheter for medvirkning på annen måte.

Medvirkning skal være gjennomført før planen blir sendt til kommunen. Planbeskrivelsen skal opplyse om medvirkningsopplegg og hvordan innspill og konklusjoner er innlemmet i plankart og -bestemmelser.

Når du skal lage reguleringsplaner, forventer vi at du kjenner innholdet i en rekke planer, strategier og veiledninger. Dette kan være dokumenter som er vedtatt i Hamar kommune, på fylkesnivå eller nasjonalt nivå.

• Planer på kommunalt nivå
• Planer på regionalt nivå
• Lover og forskrifter på nasjonalt nivå
• Forventninger på nasjonalt nivå
• Retningslinjer, rundskriv og strategier
• Veiledere

Du får god hjelp på nettsiden arealplaner.no

Når du skal starte arbeidet med en reguleringsplan, må du først ha et oppstartsmøte med oss. Hensikten med planinitiativet og oppstartsmøtet, er å

• legge til rette for en effektiv og forutsigbar planprosess
• avklare viktige forutsetninger for planarbeidet så tidlig som mulig
• få en raskere saksbehandling og et bedre sluttresultat

Hvem kan bestille oppstartsmøte?

Du må være plankonsulent for å bestille et oppstartsmøte og sende inn planinitiativ på vegne av en privat forslagsstiller.

Bestille oppstartsmøte og lage planinitiativ

Du som er plankonsulent, må sørge for at planinitiativet oppfyller minimumskravene i forskrift om behandling av private forslag til reguleringsplan. Initiativet må blant annet beskrive forslaget, hvilke virkninger det har på omgivelsene og hvordan forslaget ditt er påvirket av de overordnede planene og reguleringene som gjelder for området. For å sikre at du sender inn nødvendig informasjon, har vi laget et skjema som du må fylle ut.

Last opp skjema for å lage et planitiativ
Ferdig utfylt skjema sender du til postmottak@hamar.kommune.no

Etter at du har sendt inn planinitiativet

Når du har sendt inn planinitiativet, går vi gjennom det tverrfaglig hos oss. Dersom det er mangelfullt, kontakter vi deg slik at du kan rette det før vi har oppstartsmøte. Vi kontakter deg for å avtale møtetidspunkt. Møtet vil normalt være på rådhuset mellom klokka 8:00 - 15:30. Det vil vare fra 1,5 til 2 timer avhengig av hvilke problemstillinger vi må drøfte. Det tar inntil fire uker fra vi mottar planinitiativet til vi gjennomfører møtet.

Gjennomføre oppstartsmøtet

Fagkyndig plankonsulent skal alltid delta på oppstartsmøtet, mens forslagsstilleren kan delta. En representant fra Arealplanavdelingen i kommunen leder møtet. I tillegg vil representanter fra andre aktuelle fagområder hos oss møte ved behov. 
 
I oppstartsmøtet skal vi behandle alle temaene som er nødvendig for å klargjøre forutsetningene for planarbeidet og utformingen av det endelige planforslaget. Vi viser til kravene i forskrift om behandling av private forslag til detaljregulering § 2.
 
Kommunen skriver referat fra oppstartsmøtet, som vi sender til den private plankonsulenten innen rimelig tid etter møtet. Forslagsstilleren skal godkjenne referatet.

Plan- og bygningsloven § 4-1 stiller krav om planprogram for alle reguleringsplaner som kan få vesentlige virkninger for miljø og samfunn. Vi viser også til kravene i forkrift om konsekvensutredninger. Planprogrammet skal blant annet beskrive:

• Formålet med planarbeidet
• Det berørte området
• Problemstillingene som i den konkrete saken er ansett viktige for miljø og samfunn
• Planprosessen med frister og deltakere
• Opplegget for medvirkning, spesielt for grupper man antar blir særlig berørt
• Hvilke alternativer som vil bli vurdert
• Behovet for utredninger

Vi har laget en egen mal for planprogram.
 

Planarbeidet kan ikke starte før kommunen har samtykket i dette, jf. plan- og bygningsloven § 12-8 tredje ledd siste punktum. 

Kunngjøre i avis og elektroniske medier

Du som forslagsstiller må kunngjøre oppstart av planarbeidet i minst én avis som er alminnelig lest på stedet, og gjennom elektroniske medier. Det sistnevnte kravet blir oppfylt ved at kommunen legger ut kunngjøringen på sine egne hjemmesider basert på tilsendt kopi av oppstartsvarsel fra forslagsstiller.

Varsle oppstart

Du som forslagsstiller må på en hensiktsmessig måte varsle disse om planoppstart

• registrerte grunneiere og festere i planområdet
• så vidt som mulig andre rettighetshavere i planområdet
• naboer til planområdet
• berørte offentlige organer og andre interesserte

Du skal varsle eiere av naboeiendommer som har felles grense til planområdet. Du bør også varsle eiendommer der det kun er en veg, gate, elv eller annet areal som ligger mellom denne og planområdet (gjenboere).

For enkelte planer er det aktuelt å varsle de som ligger innenfor planens influensområde. Dette kan være knyttet til synlighet, støy, trafikkpåvirkning eller andre forhold som berører direkte dem som bor innenfor influensområdet.

Listen over de du varsler, skal du sende til kommunen sammen med kopi av oppstartsvarselet og annonsen. Vær oppmerksom på at det å ikke varsle direkte berørte, vil være en saksbehandlingsfeil.

Krav til innhold i annonsen

Alle annonser skal ha med et kart. Kartet skal være utformet slik at det tar hensyn til det formatet det blir presentert i. Kartet skal være lesbart og forståelig for alle slik at man umiddelbart ser hvor planområdet ligger. Aviser har ofte svakt trykk, og for disse kartene er det anbefalt at

• Plangrensen er trukket opp med bred stiplet linje
• Planområdet er gitt navn
• Sentrale veger er tegnet inn med bred linje og være navngitt
• Sentrale/kjente bygninger eller terrengformasjoner i eller umiddelbar nærhet til planområdet er merket og navngitt

Annonsen må inneholde nødvendig informasjon om:

• Hvilken type planarbeid som er satt i gang (områderegulering eller detaljregulering) og om det er varslet konsekvensutredning, eventuelt med planprogram
• Hvilken lovhjemmel planarbeidet har
• Planavgrensning  (på kart)
• Hvilke arealformål som er de mest aktuelle
• Hvem som er forslagsstiller og fagkyndig plankonsulent
• Frist for å komme med innspill
• Hvor man kan sende innspill
• Dato for eventuelt informasjonsmøte dersom det er bestemt
• Opplysninger om hvor man kan få mer informasjon (telefon, e-post, nettside)

Dersom kommunen har konkludert at reguleringsplanen ikke utløser konsekvensutredning, skal dette framgå i annonsen. Annonsen bør da henvise til hvor man finner kommunens begrunnelse.

Dersom det er henvist til nettsted, må denne siden være oppdatert med relevant informasjon før annonsen står i avisen.

Krav til innhold i oppstartvarsel

Hva som er en hensiktsmessig måte å underrette direkte på, kan variere. Underretning pr. brev eller e-post er kurant.

Varselet må gi tilstrekkelig informasjon om planarbeidet slik at det gir et godt grunnlag for tilbakemeldinger. Dette er en grunnleggende forutsetning for at parten skal kunne ta stilling til hvordan planen kan berøre deres interesser, om det er behov for særskilte utredninger, eller om viktige nasjonale/regionale interesser blir berørt av arbeidet.

Varselet skal inneholde den samme informasjonen som annonsen, i tillegg til utskrift av et mer detaljert kart med gårds- og bruksnummer (evt. adresser) som gjør det enklere for de berørte partene å se hvordan planområdet innvirker på deres egen eiendom. Varselet skal ellers være tilpasset den aktuelle saken, og inneholde informasjon om:

• Hva overordnet plan (kommuneplan/kommunedelplan/områdeplan) sier om formål, byggehøyder og tomteutnyttelse.
• Hva eventuell gjeldende reguleringsplan sier og hvordan denne er tenkt endret.
• Planavgrensning.
• Vurderingen av om planen krever/ikke krever konsekvensutredning.
• Saksgangen for den aktuelle reguleringsplanen.
• Hvilke muligheter som finnes for å påvirke planen på de ulike stegene i planprosessen.
• Opplegget for aktiv medvirkning.
• Hvor man kan finne mer informasjon om planarbeidet
• Innspillfrist

For planer som er omfattet av forskriften om konsekvensutredning, er fristen for å uttale seg til forslaget til planprogram minst seks uker.

For øvrige oppstartsvarsler, bør det være satt en rimelig høringsfrist (for eksempel 30 dager, jf. bestemmelsen i forvaltningsloven § 11a om én måned). Fristen bør ta hensyn til ferier. Blir det varslet oppstart rett før sommerferien eller før jul, bør man utvide innspillfristen.

Fagkyndig plankonsulent må på vegne av forslagsstiller lage alle relevante plandokumenter. Hvilke dokumenter som er aktuelle, er listet opp i Kravspesifikasjon med sjekkliste for reguleringsplanforslag. 

Etter at planoppstart er varslet og innspillfristen har gått ut, må plankonsulenten også konkret vurdere hvordan planmaterialet skal hensynta de enkelte innspillene som har kommet inn. Dette må framgå av planmaterialet.

Vi anbefaler at plankonsulent har dialog med kommunen for å avklare sentrale spørsmål underveis i arbeidet med plandokumentene.

Når planforslaget er laget ferdig, sender du dette til Hamar kommune. Kravspesifikasjon med sjekkliste for reguleringsplanforslag, skal ligge ved i utfylt stand.

Arbeidet med et planforslag kan ta flere år. Fremdriften avhenger av tiden forslagsstiller bruker på å utarbeide planen, graden av konflikter, krav til utredninger med videre. Vi har flere saksbehandlingsfrister undervegs. Noen av disse er lovpålagte. 

Når vi mottar bestilling av oppstartsmøte

Når du har sendt inn bestillingsskjemaet om oppstartsmøte, kontakter vi deg for å avtale tidspunkt for møtet. Det tar inntil fire uker fra vi mottar bestillingen til vi gjennomfører møtet. Du vil i forkant av oppstartsmøtet, få tildelt saksbehandler. 

Når det varsles oppstart av planarbeid

Når planarbeidet setter i gang, skal naboer til planområdet, offentlige myndigheter og andre som kan ha interesse av planen, gjøres kjent med det. Dette gjøres ved å sende brev og annonse i avisa. Fristen til å komme med innspill er fire uker. 

Om det er krav om planprogram, kan du uttale deg til det. Du kan uttale deg til forslag til planprogram samtidig som du uttaler deg til varsel om oppstart av planarbeid. Fristen er seks uker. 

Når vi mottar et planforslag

Når vi mottar et planforslag, sjekker vi om det er komplett. Fra planforslaget er komplett, har vi en lovpålagt frist på 12 uker til å sende forslaget til offentlig ettersyn. Planforslagene skal ligge ute til offentlig ettersyn i minst seks uker. Er dette i ferietider (sommer, jul, påske), forlenger vi fristen.  

Når planforslaget er ferdig på offentlig ettersyn

Etter at planforslaget er ferdig på offentlig ettersyn, har vi en lovpålagt frist på 12 uker til å oversende planforslaget til politisk behandling. Etter at planen er vedtatt, er det mulig å klage på vedtak av planen. Fristen for å klage er tre uker. 

Fristen kan forlenges med ytterligere seks uker dersom det er nødvendig i store og kompliserte saker og der det er behov for ytterligere avklaringer.