Hamar kommune ønsker arrangement og aktivitet i kommunen. Denne veilederen er ment som en hjelp til de som skal arrangere og gir informasjon om de forventninger og krav det offentlige setter i forbindelse med dette. Kommunen ved kulturkontoret er opptatt av å bidra og veilede arrangører, så ta kontakt med oss.
Denne veilederen inneholder informasjon om hvilke myndigheter som gir nødvendige tillatelser i forbindelse med offentlige arrangementer, j.fr Hamar kommunes politivedtekter § 23 (søknadsplikt) og § 24 (meldeplikt).
• Innlandet politidistrikt
• Hedmarken Brannvesen
• Fylkesveger - Innlandet fylkeskommune
• Statens vegvesen
• Mattilsynet
• Hamar kommune:
o Servering og skjenking
o Helsemyndigheten
o Kommunalteknikk (kommunal vei, parker og friområder)
o Kultur og frivillighet
Avhengig av hvor et arrangement skal foregå, arrangementets omfang, innhold og eventuell servering, skal det søkes om tillatelse hos en eller flere av disse myndighetene.
Arrangør må selv på grunnlag av arrangementets karakter og omfang vurdere hvilke myndigheter det må søkes tillatelse hos.
Store arrangement er definert som et arrangement med over 3 000 besøkende. “Arrangementer med store ansamlinger av mennesker og/eller med potensial for store ulykker” (DSBs veileder). Dette gjelder de fleste typer arrangementer som eksempelvis idrettsarrangement, stevner, festivaler, konserter osv. Felles for disse er at det er flere personer enn normalt samlet innenfor et område i en tidsavgrenset periode. Dette gjør risikoen for ulykker og uønskede hendelser større enn normalt.
Medium arrangement er definert som et arrangement med under 3 000 besøkende.
Mindre arrangemnet er definert som et arrangement med under 1 000 besøkende.
•Ved alle arrangement som skal foregå utendørs i kommunens parker, på torg, kommunal vei og andre plasser skal det søkes om tillatelse hos kommunen som grunneier om leie/bruk av området.
• Alle arrangementer på offentlig sted skal av arrangør søkes om eller meldes til politiet. Om det er tilstrekkelig med en melding eller om det må søkes om særskilt tillatelse avhenger av arrangementets karakter og omfang.
• Arrangør av offentlige arrangement som skal finne sted i lokaler/bygg som ikke på forhånd er godkjent som forsamlingslokaler, skal søke brannvesenet om tillatelse. Arrangør har selv ansvar for å orientere seg om lokalet/bygget er godkjent eller ikke godkjent som forsamlingslokale.
• Ved alle arrangement hvor det skal serveres alkohol eller foregå servering skal det søkes om skjenkebevilling fra kommunen.
• Skal det serveres mat, må det søkes om tillatelse fra Mattilsynet
• Ved bruk av riksvei/fylkesveier er det Fylkesveger – Innlandet fylkeskommune som gir tillatelse. Statens vegvesen behandler evt. skiltplaner.