Bybuen

Hvorfor har vi en språkprofil?

Nærmere hverandre gjennom et språk leseren forstår

Klart språk er faktisk lovbestemt! Språkloven sier at alle offentlige virksomheter skal skrive i et klart og korrekt språk tilpasset målgruppen. Ved å følge retningslinjene i språkprofilen, bidrar du til at vi følger denne loven. 

Språkprofilen er basert på prinsippene for klart språk. Formålet med språkprofilen er å hjelpe alle medarbeidere med å lage brukervennlige tekster og tjenester for ulike målgrupper. 

Hva betyr klart språk?

Klart språk betyr at leserne finner det de trenger, forstår det de finner, og kan bruke det de finner til å gjøre det de skal. Klart språk bidrar på den måten til: 

  • at innbyggerne får tjenestene de har krav på
  • mindre avstand, større åpenhet og tillit til kommunen
  • å styrke demokratiet fordi innbyggerne forstår hva de kan mene noe om
  • enklere og mer effektiv saksbehandling fordi alt blir riktig første gang
  • å spare kommunen og innbyggeren for tid og frustrasjon

Språkprofilen skal 

  • beskrive hvordan vi i Hamar kommune skriver i klart språk
  • være en praktisk hjelp i arbeidshverdagen for alle ansatte 
  • minne alle som skriver om hvem som er målgruppen for budskapet  
  • heve og vedlikeholde kompetansen om klart og korrekt språk
  • vise hva som skal være stil og tone i Hamar kommune

Bruk språkprofilen som 

  • et oppslagsverk i arbeidshverdagen når du arbeider med tekster 
  • en kilde til inspirasjon når du står fast 
  • en påminnelse til kollegaer 
  • en introduksjon for nyansatte 

Som kommune skal vi altså kommunisere klart, korrekt, og tilpasset målgruppen i alle kanaler og uansett avsender. Språkprofilen er bygget opp etter disse tre prinsippene.

Bybuen

1: Slik tilpasser vi teksten til målgruppen

Ulike målgrupper har ulike forutsetninger for å forstå en tekst. Tenk derfor gjennom dette før du begynner på teksten din: 

Skriver du til en kollega, en fagperson eller innbygger? Sett deg i mottakernes sted før du begynner å skrive, enten du skriver et offisielt brev, besvarer en e-post, eller skal holde en presentasjon. Hvis du tenker at teksten har flere målgrupper, ta i utgangspunkt i den som har minst forutsetninger for å forstå teksten når du skriver.

Hvor godt kjenner leserne saken fra før? Hvor godt kan de faget ditt? Hvilket morsmål snakker de? Husk at brukerne våre som regel ikke kjenner til regelverket eller de fagbegrepene vi bruker. Derfor må vi i mange tilfeller forklare fagord og regelverk på en måte som folk flest forstår. 

Hvor i "brukerreisen" ser leseren teksten? Er det en tekst som står helt alene, eller har leseren fått annen informasjon eller vært gjennom andre skritt først?

Tenk gjennom hva du vil at mottakerne skal vite og gjøre etter å ha lest teksten. Dette bør komme frem i overskrifter og tidlig i teksten.  
 
Hva er de viktigste poengene? Er det for eksempel frister leseren må forholde seg til eller noe hen aktivt må gjøre? Hvordan kan vi fremheve de viktigste poengene? 

Kan vi tilpasse budskapet til målgruppen bedre ved å støtte budskapet med illustrasjoner, infografikk, bilder eller film? 
 
Kan vi dele opp informasjonen, for eksempel i et vedtaksbrev og et velkomstbrev?

Det aller beste er å teste teksten din på noen som er i målgruppen. Be om innspill fra kollegaene dine,  og bidra til å skape en kultur for tilbakemeldinger!  
 

  • Innbyggerservice har mye informasjon om hva innbyggerne lurer på. Be dem om å lese teksten før du sender den ut, særlig hvis samme tekst skal sendes til mange innbyggere samtidig.

  • Samarbeid i avdelingen om å gjøre tekstene deres bedre.  

  • Spør en i målgruppen om å lese teksten og gi tilbakemeldinger. 

 

Bybuen

2: Slik skriver vi klart 

Tenk at leseren skal forstå det viktigste budskapet i brevet ved å lese overskriften alene. Hvis du sender brevet digitalt, er det bare denne setningen mottakeren ser først.
Eksempel
Vi skriver ikke....Vi skriver heller....
Vedtak vedrørende byggesøknadVi har godkjent byggesøknaden din/Du kan få bygge garasje
Verdrørende klage på vedtakDu har fått medhold i klagen

 

Vi skriver som hovedregel «du» og «dere», og «vi og «oss» når vi skriver direkte til enkeltpersoner. Til virksomheter bruker vi navnet på virksomheten eller “dere”. Tenk at du skal snakke med og ikke til mottakeren.  
 
Eksempel
Vi skriver ikke...Vi skriver heller...
Man kan sende en søknad til kommunen.Du kan sende en søknad til oss.

I mer generelle tekster som saksfremlegg, planer og strategier hvor vi ikke snakker direkte til noen, passer ikke dette. Her kan det passe bedre å bruke "kommunen" og navnet på personen, aktøren eller bedriften som omtales.

Vi bruker ord som skaper nærhet, ikke avstand. I innledninger og avslutninger bruker vi hyggelige fraser der det passer.
 
Eksempel
Vi skriver ikke...Vi skriver heller...
Tildeling av skoleplass Hamar ungdomsskoleVelkommen til Hamar ungdomsskole!

 

Hva vil du at leseren skal forstå og gjøre når han leser teksten? Dette skriver du først. Samle det som MÅ være med, men som er mindre viktig for leseren, lengre ned i teksten. Hvis det er absolutt nødvendig med lovhenvisninger og henvisninger til andre kilder, samler vi dette i et eget avsnitt.  
 
Hvis det er mye tekst - vurder om du kan lage en oppsummering i innledningen av brevet.
 
Eksempel
Vi skriver ikke...Vi skriver heller...
Jamfør lovens §222 og §555 har vi fattet vedtak om plass på sykehjem. Vedtaket kan påklages, ref §888.Du har fått plass på sykehjem xxx. Du kan lese mer om lovhjemler og klagerett lenger ned i brevet.

 

Vi bruker mellomtitler som beskriver innholdet i neste avsnitt, og holder oss til ett tema per avsnitt. Der det er naturlig bruker vi punktlister for å unngå lange oppramsinger og gjøre teksten oversiktlig.

Vi unngår passive verb og passivsetninger så langt vi kan. Tenk på at setningen tydelig skal fortelle hvem som gjør hva.
Eksempel
Vi skriver ikke...Vi skriver heller...
Vedtaket kan påklages innen 1. januar.Du kan klage på vedtaket innen 1. januar.
Det varsles herved om oppstart av planarbeid på xxxx.Vi varsler om oppstart av planarbeid på xxxx.

 

Selv om vi er eksperter på vårt eget fagområde, er ikke leserne det. Derfor bruker vi hverdagslige og konkrete ord og formuleringer som målgruppen kjenner. Hvis vi må bruke faguttrykk, forklarer vi dem. Vi skriver alltid ut forkortelser i hele ord der det er mulig. Hvis vi ikke kan unngå forkortelser, forklarer vi dem. 
 
Eksempel
Vi skriver ikke...Vi skriver heller...
Krav om gjengsregulering av leieDin nye husleie er xxxx.
Redusert kostnadBetale mindre

 

Vet du at mottakeren ikke har norsk som morsmål? For at budskapet skal treffe og bli forstått, er det viktig å ta hensyn til dette når du skriver:    

  • Vurder en kort oppsummering av hovedinnholdet. 

  • Skriv en ting om gangen, og finn løsninger for å unngå lange ord. 

  • Unngå metaforer og språklige bilder. 

  • Vurder om teksten skal oversettes til engelsk eller andre språk. 

  • Hvis vi mottar tekster på engelsk, bør vi for å tilpasse oss mottakeren også svare på engelsk. 

Er det passe mye informasjon i teksten? Innholdet skal gi leseren svar på det han eller hun lurer på – verken for mye eller for lite. Hvilke spørsmål kan leseren sitte igjen med? Svar på disse også. Målet er at innbyggeren ikke skal trenge å ringe oss etter å ha lest teksten.
 
Få gjerne en kollega til å lese gjennom til slutt. Det er lett å bli blind på egne tekster. Vi bruker språkprofilen aktivt, og slår opp i ordbøker hvis vi er usikre. 

 

Bybuen

3: Slik skriver vi korrekt 

Stor eller liten forbokstav? Hvor skal det være komma? Og eller å? Hvordan bruker jeg "i forhold til"? Som kommune må vi følge offisiell rettskrivning. Slå opp hvis du er usikker. Språkrådet har en "språkhjelp" som er nyttig å bruke:
 

Vi skriver som hovedregel bokmål i Hamar kommune, men bokmål og nynorsk er sidestilte skriftspråk i Norge. Vi følger offisiell rettskrivning, og bruker ikke dialektord når vi skriver. 

  • Hamar kommune skrives med stor "H" og liten "k". 
  • Navn på avdelinger skrives med liten forbokstav.
  • Navn på avdelinger skrives fullt ut og ikke med forkortelser.
  • Vegnavn i Hamar skrives med g (når vi bruker egennavnet), for eksempel Vangsvegen. 
Eksempler
Vi skriver ikke...Vi skriver heller...
BMAby, miljø og arbeid
Kommunikasjonsavdelingenkommunikasjonsavdelingen

 

Hovedregelen er at vi skriver forkortelser helt ut, også når vi skriver navn og avdelinger. Der det er naturlig å bruke forkortelser, forklarer vi alltid hva de betyr første gang vi bruker dem i teksten. 

  • Språket vårt er "engasjert, imøtekommende og nært". Dette gjelder både skriftlig, i møter og i presentasjoner.

  • Tenk at språket og virkemidlene du bruker skal gjøre at du kommer nærmere mottakeren. 

  • Vi bruker ikke emojis i vedtak, brev og presentasjoner. I noen av kanalene våre kan emojis være et virkemiddel, som for eksempel i sosiale medier.   

Tenk også på din egen stil og tone når du kommuniserer internt, punktene over gjelder også da.

  • Vi takker for e-poster og gir tilbakemeldinger. 

  • Vi viser at vi har forstått hva henvendelsen handler om. 

  • Vi er hyggelige og imøtekommende. 

  • Vi viser respekt for avsenderen. Vi sender ikke e-post videre hvis vi ikke er hovedmottaker. 

 

Bybuen

Klart språk i digitale tjenester 

Klart språk er avgjørende når innbyggerne skal bli selvbetjente og få en god brukeropplevelse. Det er derfor viktig å tenke på prinsippene for klart språk når vi utvikler nye skjemaer og digitale løsninger. I tillegg til språk, handler det blant annet om hvordan vi utformer knapper, lenketekster, menyer og hjelpetekster.

Hos KS finner du mange gode tips: 

Klart språk i digitale løsninger

Kommunikasjonsavdelingen kan bidra hvis du er usikker, ta gjerne kontakt med oss.
 

Bybuen

Inkluderende språk

Når vi skriver må vi vise respekt for at mennesker er ulike. Ordene vi velger, signaliserer holdninger, fordommer og antagelser. Å være bevisste på språket vi bruker kan bidra til mer inkludering og mindre diskriminering.

Inkluderende språk kan handler om:

Eksempler
Vær forsiktig med..Vurder heller...
ArbeidsledigArbeidssøker
Er diabetikerLever med diabetes
Han eller hunDu, hen eller de

Eksempler
Vær forsiktig med...Vurder heller...
Kone, mannEktefelle
Hva heter faren til barnet?Har barnet flere foreldre? Hva heter den andre forelderen?

 

...ikke hindringer, bakgrunn eller diagnoser
 
Eksempler
Vær forsiktig med...Vurder heller...
Kontakt oss hvis du har spesielle behovTrenger du tilrettelegging? Beskriv behovet ditt.
Er det mat du ikke spiser av religiøse grunner? Har du allergier eller matintoleranser?Er det noe du ikke spiser?

 

KS har utviklet prinsipper for inkluderende språk som er nyttige både når du jobber med digitale løsninger og andre tekster. Vi har tatt med noen eksempler for å illustrere prinsippene, hele veilederen finner du hos KS:

Prinsipper for inkluderende språk

 

Bybuen

Vil du lære mer? 

Du finner flere verktøy og kurs i menyen til venstre under "lenker". Sjekk gjerne ut e-læringskurset "Den gyldne penn" for å få en god introduksjon til klarspråk. 

Den gyldne penn